À partir du 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel de facturation agréé par l’État devient obligatoire. Pour garantir à nos utilisateurs l’utilisation d’un logiciel conforme à la législation nous avons procédé à la mise en conformité d’Autocerfa le 1^er septembre 2017. Aujourd’hui, notre outil de facturation répond à l’ensemble des conditions exigées par l’administration fiscale en vue d’un contrôle. L’administration ne peut accéder à vos données qu’avec votre “Code d’autorisation Finances Publiques-Impôts” qui vous a été remis lors de l’achat du logiciel Autocerfa. Ce mot de passe est unique et vous seul pouvez permettre aux autorités de consulter vos données.

Chaque utilisateur est responsable des factures qu’ils éditent et de la bonne tenue de sa comptabilité, Autocerfa ne pourra en aucun cas être tenu responsable de quelconque erreur de gestion de l’utilisateur.

Inaltérabilité

Autocerfa enregistre toutes les données d’origine relatives aux règlements et conserve les données d’origine afin de les rendre inaltérables. Autrement dit, en cas de contrôle, l’administration fiscale peut accéder aux données d’origine ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations.

Enfin pour respecter la condition d’inaltérabilité, nous garantissons l’intégrité des données enregistrées dans le temps. C’est pour cette raison qu’aucun devis ou facture de prestation ne peuvent faire l’objet de corrections après finalisation.

Sécurisation

Autocerfa sécurise, les données d’origine et les données permettant la production des pièces justificatives émises. Cette sécurisation est assurée par un enregistrement des données sur un serveur de stockage en cloud sécurisé.

Les opérations de règlement fictives générées suite à l’emploi du mode « test », utilisées à des fins d’apprentissage, sont, elles aussi, enregistrées et sécurisées. Les documents factices sont identifiés comme tels grâce à la mention « test » apposée en trame de fond de ces documents.

Conservation

Toutes les données sont conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le logiciel Autocerfa.

Cette conservation est opérée à la fois en ligne et dans une archive. Les données servant à la comptabilité sont conservées pendant un délai de six ans (LPF art. L 102B).

 

Archivage

Autocerfa archive l’ensemble des écritures comptables ainsi que tous les documents PDF générés à l’aide du logiciel y compris pour les documents générés pendant la période de « test » afin de figer les données et de donner date certaine aux documents, garantissant ainsi l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées.

La procédure d’archivage permet de figer les données et de dater les documents archivés. Autocerfa archive ainsi l’ensemble des données enregistrées selon les périodicités suivantes : mensuelle et annuelle. Nous garantissons l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées grâce à notre service de stockage en cloud sécurisé et durable.

Ces archives peuvent être lues aisément par l’administration en cas de contrôle pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l’article L.102 B du LPF.